| SISTEMA DE GESTIÓN DE CONTROL DOCUMENTARIO DE PROYECTOS |

El Sistema de Gestión de Control Documentario de un Proyecto, es una parte fundamental que asegurará

el éxito del mismo, este sistema no tiene por qué ser implementado con un software que encarezca nuestro costo operativo ni ser un sistema complicado de manejar.

Muchas empresas consideran que la Gestión de Control Documentario en un Proyecto es simplemente una mera formalidad para cumplir con los requisitos del cliente, pero se han preguntado:

¿Qué sucedería si un documento que ha sido enviado al cliente para su aprobación, ha sido respondido por este y la persona que lo recepciona no informa de manera oportuna al responsable o responsables de dicho documento?

La respuesta a esta pregunta es simple, la información que los responsables estaban esperando obtener del cliente no la tienen en el momento que se requiere, lo que causaría:

• Retraso en inicio de la obra, asumiendo que este documento forme parte del expediente técnico inicial.

• Retraso en la instalación de materiales según el cronograma planificado, ya que algunos clientes exigen que se les envíe las hojas técnicas para aprobar su instalación en campo.

• Retraso en el cronograma, en caso de que el documento haya sido una solicitud de cambio de algún detalle por encontrarse con algún vicio oculto o interferencia en campo

• Etc…

Como se puede observar, cualquier sea el documento, este siempre causará un retraso la ejecución del proyecto sino se difunde de manera oportuna, lo que le causará mayor gasto operativo debido a que se buscará incrementar la productividad diaria con la finalidad de cumplir con los plazos establecidos y no incurrir en penalidades impuesta por parte del Cliente.

Llevar un adecuado Sistema de Gestión Documentario nos permitirá tener un control de todos los documentos generados en el proyecto es decir: aprobados, desaprobados, pendiente de respuesta del cliente y pendiente de envío por parte de nosotros. La difusión de esta información por todas las áreas que intervienen en la ejecución del proyecto le ayudará a cada responsable en la toma de decisiones con la finalidad de poder maximizar sus recursos y minimizar los gastos lo que dará como resultado el cumplimiento del cronograma y un exitoso cierre de proyecto.

Recordar que en la mayoría de proyectos se inicia con el envío de diversos tipos de documentos al cliente y se culmina con la presentación de un Expediente de Entrega de Obra.

Si en la actualidad estas desarrollando un proyecto y tienes dificultar para ordenar tu Sistema de Gestión Documento, puedes contactarnos.